Toute exigence règlementaire impose de s’y conformer avec professionnalisme. Les entreprises et organisations concernées ne peuvent donc se satisfaire d’imprécisions ou, pire, de négligences. La LCB-FT n’échappe évidemment pas à la règle, d’autant que les enjeux financiers sont colossaux et les sanctions dissuasives. Cependant, il est facile – et malheureusement fréquent – de commettre des erreurs, alors même que la LCB-FT exige des assujettis un suivi rigoureux, continu et exhaustif de tous les événements susceptibles de révéler des transactions suspectes.
Erreur N° 1 – Une identification insuffisante des bénéficiaires effectifs
Un bénéficiaire effectif est selon l’Autorité de Contrôle Prudentiel de la Banque de France « la personne physique qui contrôle, directement ou indirectement le client ou celle pour laquelle une transaction est exécutée ou une activité réalisée ». Dans le cadre de la LCB-FT, il est donc obligatoire d’identifier et de vérifier l’identité du bénéficiaire effectif, ainsi que la date et le lieu de naissance et, bien sûr, de mettre à jour toutes ces informations. L’une des complexités réside dans le fait qu’une relation d’affaires ou une opération avec un client occasionnel peuvent faire intervenir un ou plusieurs bénéficiaires effectifs. Le risque est « d’en oublier » certains ou de commettre des erreurs d’identification.
Les bénéficiaires effectifs concernent également l’actionnariat des entreprises. Une directive européenne a institué un registre des bénéficiaires effectifs (RBE), ceux-ci étant définis comme « la ou les personnes physiques qui détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société ou exercent, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration ou de direction de la société ou sur l’assemblée générale des associés ».
Erreur N° 2 – Un suivi inadéquat des transactions
La LCB-FT repose sur une analyse fine et exhaustive de toutes les transactions afin de repérer celles qui sont suspectes. Ce filet de protection lancé dans l’océan des transactions financières ne doit évidemment pas être percé. L’erreur à ne pas commettre est de surestimer ses capacités de détection.
Rappelons que l’article 561-2 du Code monétaire et financier oblige les entreprises à mettre en place une organisation et des procédures internes pour lutter contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, tenant compte de l’évaluation des risques. Cette organisation doit être dotée d’outils, de moyens matériels et humains permettant la mise en œuvre effective de l’ensemble des obligations de vigilance. Le tout avec la conservation des documents liés aux transactions.
Erreur N° 3 – Une négligence des obligations de déclaration
La lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme ne peut être efficace que par une connaissance fine des transactions suspectes. D’où l’obligation de déclaration, notamment via le portail de téléprocédures ERMES, proposé par Tracfin. En outre, pour les organismes financiers, il est nécessaire de compléter le questionnaire QLB pour contrôler les pratiques et identifier les opérations douteuses. Une tâche qui ne doit pas être prise à la légère, d’autant que, rappelons-le, la nouvelle version de ce questionnaire, instituée en 2024 pour les entreprises assujetties, a ajouté pas moins de 247 nouvelles questions sur un total de 392, réparties sur 11 tableaux.
L’une des difficultés est que « les réponses aux questions doivent être sincères, objectives, et correspondre au dispositif, procédures et contrôles mis en place au sein de l’organisme ou, le cas échéant, du groupe », comme le précise la Banque de France. Celle-ci a d’ailleurs rappelé, lors d’un webinaire organisé en janvier 2024 qu’il « est impératif de respecter les délais de remise sous peine d’injonction assortie d’une astreinte. »
Erreur N° 4 – Une formation insuffisante des équipes
Toute problématique complexe, et la LCB-FT en est une, impose de rester à l’état de l’art. Non seulement en matière de processus internes, mais également en matière de compétences des différentes parties prenantes. Et nous savons que les compétences deviennent rapidement obsolètes, en particulier dans des secteurs très dynamiques et fortement réglementés, comme la LCB-FT.
L’erreur est de considérer que la formation à la LCB-FT n’est jamais indispensable, parce qu’elle coûte cher et qu’elle mobilise inutilement des collaborateurs.
Erreur N° 5 – Une approche trop rigide ou mal adaptée aux évolutions réglementaires
Malgré les apparences, la matière juridique n’est jamais figée. Dans le domaine de la LCB-FT, la règlementation s’adapte en permanence aux enjeux et aux techniques utilisées pour blanchir les capitaux, de plus en plus complexes et diversifiées. Les processus adaptés à un instant t peuvent ainsi ne plus être efficients à court ou moyen terme. L’erreur serait de penser que les processus de LCB-FT, une fois définis, sont immuables et ne nécessitent pas d’adaptations. Au contraire, il est essentiel de les faire évoluer en permanence, notamment pour les dispositifs d’alerte, de filtrage, de remontée d’informations, de scoring ou encore de connaissance client (KYC). C’est sans compter sur l’imagination des fraudeurs !
4 approches indispensables pour éviter les erreurs
Si l’erreur est humaine, il est évidemment possible de l’éliminer voire d’en minimiser la probabilité de survenance et les impacts associés.
Quatre approches sont indispensables.
Prioriser la formation continue des équipes
Il est indispensable de conserver un alignement entre la règlementation, les processus qui garantissent la conformité et les compétences de ceux qui les gèrent, surtout dans un contexte où il est crucial d’avoir une vision à 360°. La formation continue s’impose à la fois pour maîtriser toutes les facettes de la problématique (le droit, la gestion des données, l’usage des outils logiciels, la connaissance des techniques de blanchiment, la maîtrise des instruments monétaires et financiers…) et pour limiter les conséquences du turn-over des équipes.
Investir dans la traçabilité et l’automatisation des processus
L’efficacité de la LCB-FT repose sur une traçabilité de bout en bout des transactions pour identifier celles qui sont suspectes. Dans la mesure où les volumes de données augmentent de plus en plus, il n’est pas raisonnable de conserver des processus totalement ou en partie manuels. C’est une source d’erreurs, de découragement pour les équipes en charge de la LCB-FT face à des tâches chronophages, et de rigidité dans l’organisation.
L’automatisation apporte plusieurs avantages :
– une exhaustivité de l’analyse,
– la réduction du nombre d’erreurs et de faux positifs,
– un raccourcissement des délais de décision,
– une productivité accrue des équipes,
– une amélioration de la conformité.
Mettre à jour régulièrement les dispositifs en fonction des évolutions réglementaires
Les évolutions règlementaires amènent souvent un degré de complexité supplémentaire dans la LCB-FT. Celle-ci se manifeste lorsqu’il s’agit d’étendre les types d’informations indispensables à collecter (par exemple dans le questionnaire QLB), de modifier les seuils d’alertes, d’élargir les types de transactions à analyser (par exemple les crypto-monnaies…) ou d’affiner les standards internationaux… Tous ces changements ont évidemment des impacts sur les processus internes qui doivent être mis à jour pour éviter une désynchronisation de la conformité.
Mettre en place des outils adaptés et performants
Dans un contexte où la transformation digitale constitue le pivot de la stratégie des entreprises, la LCB-FT doit évidemment y être intégrée. D’autant que les solutions logicielles ciblées et innovantes, proposées par les RegTech, sont disponibles et largement utilisées pour garantir la conformité règlementaire, de plus en plus complexe sur des périmètres étendus.
Ainsi, les fonctionnalités proposées par les solutions logicielles « tout-en-un », comme AP Solutions IO, couvrent la totalité des besoins et des exigences en matière de LCB-FT, notamment :
– La définition de la politique de conformité, avec plusieurs dizaines de paramétrages possibles pour définir les règles et les critères à appliquer pour se conformer aux exigences des autorités de régulation.
– La détection et le filtrage, qui se basent sur la définition de scores, afin de remonter des alertes pertinentes, en temps réel.
– La traçabilité, via une piste d’audit, permet de conserver toutes les informations indispensables pour prouver aux autorités de régulation de la LCB-FT, que la politique de conformité est opérationnelle.
– La scalabilité, pour s’adapter à l’évolution des volumes de données et d’alertes à traiter, surtout lorsqu’il faut gérer des millions de données en temps réel.
– La sécurité, qui répond aux quatre critères essentiels dans ce domaine : la disponibilité, l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité. Sans oublier la gestion des données personnelles, obligatoire dans le cadre du RGPD (Règlement général sur la protection des données).
– L’intégration avec d’autres outils, grâce à des API (Application Programming Interface) sécurisées.
Les solutions logicielles « tout-en-un », telles qu’AP Solutions IO, sont donc incontestablement les meilleures alliées de toutes les organisations concernées par la LCB-FT et le respect de la conformité. En évitant de commettre les principales erreurs dont les conséquences peuvent être majeures, elles contribuent à garantir la sérénité de toutes les parties prenantes !
Pour en savoir plus sur AP Filter