Outil de conformité : Fonctionnalités indispensables à la performance réglementaire

La piste d’audit est obligatoire et permet de tracer toutes les opérations effectuées au travers de l’outil. Sans piste d’audit, l’entreprise assujettie n’est pas en mesure de prouver au régulateur qui l’auditionne les actions qu’elle a mises en œuvre et démontrer la pertinence de son dispositif vis-à-vis de la politique conformité « théorique » qu’elle a décrite dans ses procédures. Si vous n’avez pas encore décliné votre politique concernant l’identification des personnes sensibles, l’implémentation de nos outils vous y aidera.

Un outil n’est que le reflet opérationnel de la politique de sécurité financière que met en place l’entreprise. Un outil de conformité doit permettre d’enregistrer les critères et les règles qui définissent l’appétence au risque. Il est difficile, sans cette fonctionnalité, de prouver au régulateur que les outils répondent à l’objectif défini. La souplesse de paramétrage de notre outil est donc primordiale. On utilise communément le terme de Model Validation pour définir cette cohérence. AP Scan possède plus de 70 paramétrages à votre main !

Les autorités de contrôles sont extrêmement vigilantes sur la fréquence de mise à jour des différentes listes : Sanctions globales/régionales / Gel Des Avoirs (GDA), Personne Politiquement Exposée /RCA Relatives and Closes Associates, Media défavorables, identification des Pays et Devises sous embargos…Elles vérifient également les contrôles opérés durant ces mises à jour, afin de s’assurer de la pertinence, de la qualité et de l’exhaustivité de ces listes. AP Scan est 100 % Conforme et étend le périmètre des recherches aux sources externes disponibles en open data (INPI, ORIAS, personnes décédées…).

Les bases de données permettant le filtrage des personnes sensibles (physiques ou morales) sont de nature et de qualité différentes. Il est nécessaire de considérer les sources à l’origine de l’information et de s’interroger sur la valeur intrinsèque attachée à chaque information collectée. AP solutions IO utilise des listes de surveillance et de sanctions, nationales et mondiales, provenant d’organisations nationales, internationales ou intergouvernementales et des sociétés privées les plus reconnues. Ces listes sont mises à jour en permanence par des milliers d’analystes dans le monde.

Les obligations RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) ont mis en exergue les risques que font peser sur l’entreprise un outil ne répondant pas aux critères de sécurité demandés. Il peut s’agir d’accès non autorisés, de fuite de données, d’indisponibilité du système et interruption de service, de perte de données, d’annulation des procédures de type déclaration de soupçon si les personnes en sont averties, entre autres risques. AP Solutions IO vous offre une intégration fluide et sûre, avec des niveaux de sécurité et de confidentialité très élevés. 

Les outils de conformité définissent des scores et remontent des alertes qui sont autant d’input pour des systèmes types GRC (Governance Risk and Compliance), CRM (Customer Relationship Management) ou KYC (Know Your Customer). Des filtrages ou détections imparfaits aboutissent à la mise en œuvre de procédures de contrôle inadaptées. Des alertes non pertinentes engorgent les services en charge de leur qualification et peuvent augmenter le risque conformité intrinsèque (Faux positifs).

Les algorithmes codés dans les outils doivent être pertinents et efficaces. La pertinence des détections va optimiser le temps et les ressources nécessaires aux équipes conformité, grâce à ses scores, pour revoir les alertes, et procéder aux contrôles demandés.

Nos outils vous offrent une intelligence de détection supérieure, avec un temps de traitement drastiquement réduit grâce à un redoutable moteur de détection et de réduction, automatisé de bout-en-bout, avec un niveau de granularité inédit, plus de 70 critères de réduction et des réponses en temps réel.

Notre outil de profilage intègre un paramétrage dynamique permettant de prendre en compte et croiser différentes données, provenant de différentes sources. Il permet de prendre en compte précisément tous les critères internes de Conformité de l’entreprise et d’automatiser certaines décisions afin de fluidifier les parcours clients/KYC. L’ensemble des listes de Sanctions et Gels des Avoirs, les listes de Personnes Exposées Politiquement, leurs proches (RCA) et/ou les Personnes sous mauvaise réputation (Adverse Media) … sont criblées.

Toutes actions, décisions (manuelles ou automatiques), pièces justificatives, commentaires, etc. sont tracés et conservés dans votre outil LCB-FT, avec possibilité de les mettre à disposition à tout moment auprès des autorités compétentes, sous forme d’un document synthétique. 

Nos outils de filtrage / monitoring de transactions permettent de paramétrer les règles de génération d’alerte ou les règles d’exclusion (faux positifs), sur chaque critère de votre transaction. Cette souplesse est le seul garant de mettre en œuvre une politique de sécurité financière lisible, explicable et de s’assurer de son application instantanée dans votre dispositif de filtrage.

L’outil, totalement automatisé, fourni quotidiennement au client une liste d’alertes à qualifier très fiables, grâce à l’analyse globale des données existantes sur le marché, tout en réduisant drastiquement le nombre de « faux positifs ». Le client soumis à ces règlementations – contraignantes mais aussi particulièrement bénéfiques pour le business-   en tire un gain de temps majeur et des économies importantes.

Au-delà de l’analyse systématique du portefeuille client (Prospects, Clients, Fournisseurs, salariés), l’outil agrège les informations « exhaustives » de tous les fournisseurs mondiaux d’informations sur les clients sensibles. Le criblage s’effectue par un moteur de détection à « logique floue » (approximation orthographique) et non simplement en « exact match ».  Un criblage pertinent nécessite une qualité de données de la base clients importante (nom et prénom distincts, date de naissance et pays de naissance renseignés, genre, etc.).

Pour rappel, en matière de LCB-FT, les professions assujetties ont des obligations de résultats concernant la détection des personnes sous sanction et/ou gels des avoirs. Alors qu’elles ont des obligations de moyen concernant la détection des PPE, RCA, Adverse Media, Pays à risque !

Ce point n’est pas à négliger car les piètres performances d’un outil en regard des volumes que soumet l’entreprise (nombre de clients / tiers, nombre de transactions) peuvent ralentir ou interrompre l’exécution des contrôles conformité. Le risque opérationnel devient dans ce cas un risque conformité. Et l’entreprise peut être mise en défaut d’exécution ! AP Solution IO vous garantit une parfaite scalabilité et le traitement de gros volumes…

La capacité de nos moteurs à traiter des millions d’informations en temps-réel vous permet d’intégrer les premiers contrôles dès l’entrée en relation. Permettant par exemple à un commercial, chargé de clientèle parcours client digital d’adapter son discours et/ou les éléments à recueillir immédiatement. La relation commerciale devient alors complètement fluide.

Le temps est révolu des systèmes rigides imposant leurs propres formats, fermé aux autres applications et ne respectant pas les standards IT (Information Technology).

Nos outils minimisent les phases projets d’intégration, permettant à l’entreprise de choisir des outils ciblés et non plus des solutions « tout-en-un », garantissant l’évolutivité du système IT. Nos solutions sont totalement adaptives à vos politiques et votre appétence au risque. La tendance actuelle pour les entreprises est de choisir les meilleurs outils du marché et de les interconnecter au sein de leur système IT au travers de ces APIs programmables.

L’intégration de la brique « conformité » devient ainsi quasiment transparente d’un point de vue technique, mais surtout fonctionnel.

Imaginez, lors d’une entrée en relation digitale, l’interrogation en temps réel du moteur de criblage des tiers ! En cas de suspicion, le parcours client peut instantanément s’adapter en proposant à l’utilisateur une étape supplémentaire pour compléter le KYC et ainsi accélérer la prise de décision des opérateurs conformité au moment de l’investigation.

Grâce à son interface full API Web Services Rest/Json nos solutions s’adaptent à n’importe quel système d’Information ou parcours client digital de l’entreprise. Ils peuvent s’implémenter en un temps record à vos systèmes d’information et de gestion existants. Nous vous offrons une intégration fluide et sûre, avec des niveaux de sécurité et de confidentialité très élevés.

Le choix des outils de conformité est donc une étape cruciale, devant être menée de façon réfléchie et suivant une méthode et une analyse rigoureuse. De cette sélection d’outils dépendra en effet l’efficacité des processus de conformité LCB-FT mais également la réduction de vos risques.